Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

Helping Hand Practical Support zapewnia praktyczne wsparcie administracyjne i pomoc w prowadzeniu korespondencji. Ze względu na ochronę danych Helping Hand Practical Support jest administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej polityce.

Możesz skontaktować się z Helping Hand Practical Support poprzez e-mail pod adresem formularz kontaktowy, przez WhatsApp pod adresem numer widoczny na stronie internetowejlub poprzez formularz zapytania.

2. Informacje, które zbieramy

W zależności od tego, w czym poprosisz o pomoc, możemy zebrać:

• Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, w tym adres e-mail i numer telefonu lub WhatsApp;
• informacje, które podajesz na temat swojego zapytania, okoliczności i preferowanego wyniku;
• kopie odpowiednich listów, e-maili, formularzy, zrzutów ekranu lub innych dokumentów, które zdecydujesz się dostarczyć;
• zapisy komunikacji, zakończone prace i uzgodnione dalsze kroki;
• zapisy dotyczące płatności i transakcji, jeśli zostaniesz klientem; i
• ograniczone informacje techniczne potrzebne do obsługi i ochrony strony internetowej oraz formularza zapytania, takie jak data i godzina przesłania formularza.

Informacje wrażliwe

Niektóre zapytania mogą dotyczyć stanu zdrowia, niepełnosprawności, pochodzenia etnicznego, religii, świadczeń lub innych wrażliwych danych osobowych. Nie podawaj tego, chyba że jest to istotne i konieczne. Jeżeli zgoda jest właściwym warunkiem wykorzystania informacji wrażliwych, możesz ją wyrazić korzystając z osobnej opcji zgody w formularzu zapytania i wycofać ją później.

W przypadku wstępnego zapytania prosimy nie przesyłać haseł, danych karty bankowej, pełnej dokumentacji medycznej ani pełnych kopii dokumentów tożsamości. Jeżeli rzeczywiście potrzebny jest bardziej wrażliwy materiał, można najpierw omówić bezpieczniejszy sposób jego dostarczenia.

Skąd pochodzą informacje

Większość informacji pochodzi bezpośrednio od Ciebie. Informacje mogą również pochodzić od osoby, którą upoważniłeś do działania w Twoim imieniu, lub od firmy lub organizacji, z którą poprosiłeś nas o komunikację w Twoim imieniu.

3. Jak wykorzystujemy informacje

Dane osobowe mogą być wykorzystywane do:

• przejrzeć i odpowiedzieć na Twoje zapytanie;
• zrozumieć sytuację i określić praktyczne dalsze kroki;
• przygotowywać lub pomagać w zakresie korespondencji, formularzy, skarg i działań następczych;
• komunikować się z Tobą oraz, jeśli wyrazisz na to zgodę, odpowiednimi firmami lub organizacjami;
• świadczenie i administrowanie usługą, w tym prowadzenie odpowiedniej ewidencji i organizowanie płatności;
• ochrony serwisu przed nadużyciami oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych; i
• spełniać obowiązki prawne, podatkowe, księgowe i regulacyjne.

Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania ani do niepowiązanych celów marketingowych bez odrębnej decyzji z Twojej strony.

4. Nasze podstawy prawne

Podstawa prawna zależy od celu wykorzystania informacji:

• Kroki na Twoją prośbę i umowę: aby odpowiedzieć na zapytanie, omówić potrzebne wsparcie i zapewnić uzgodnioną usługę.
• Uzasadnione interesy: w celu skutecznej komunikacji, administrowania i ulepszania usług, prowadzenia proporcjonalnej dokumentacji i ochrony praw, jeżeli te interesy nie są nadrzędne wobec Twoich praw.
• Obowiązek prawny: gdzie zapisy lub informacje muszą być przechowywane lub ujawniane zgodnie z prawem.
• Zgoda: w przypadku, gdy zdecydujesz się podać wrażliwe informacje, a zgoda jest właściwym warunkiem ich wykorzystania. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, chociaż może to mieć wpływ na udzielone wsparcie.

5. Komu informacje mogą być udostępniane

Informacje są udostępniane tylko wtedy, gdy są istotne i konieczne. Może to obejmować:

• zaufani dostawcy, w tym Netlify do hostingu stron internetowych oraz bezpiecznego dostarczania i przechowywania formularzy, a także wszyscy dostawcy poczty e-mail, przechowywania w chmurze, dostawcy usług księgowych lub płatności wykorzystywanych do obsługi usługi;
• firmom, organom publicznym, organizacjom charytatywnym lub innym organizacjom, o które prosiłeś nas o kontakt lub z którymi korespondujesz;
• w uzasadnionych przypadkach doradcom zawodowym lub ubezpieczycielom; i
• sądy, organy regulacyjne, organy ścigania lub inne organy, w przypadku których ujawnienie jest wymagane przez prawo.

Usługodawcy mają obowiązek przetwarzać informacje wyłącznie w uzgodnionym celu i odpowiednio je chronić. Dane osobowe nie są sprzedawane ani wynajmowane.

Transfery międzynarodowe

Niektórzy dostawcy technologii mogą przechowywać lub przetwarzać informacje poza Wielką Brytanią. W takim przypadku zostaną wybrani dostawcy i zastosowane zostaną odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez brytyjskie prawo o ochronie danych, takie jak decyzja stwierdzająca odpowiedni poziom lub zatwierdzone zabezpieczenia umowne. Dalsze szczegóły można uzyskać, korzystając z poniższych danych kontaktowych.

6. Jak długo przechowywane są informacje

Informacje są przechowywane wyłącznie tak długo, jak jest to zasadnie potrzebne ze względu na powód, dla którego zostały zebrane, w tym w celu świadczenia usługi i spełnienia wymogów prawnych, księgowych lub dotyczących rozstrzygania sporów.

• Zapytania wstępne, które nie stały się sprawami aktywnymi, są zwykle usuwane w ciągu 12 miesięcy.
• Informacje o aktywnych sprawach są przechowywane przez cały czas świadczenia wsparcia. Podstawowe dokumenty można następnie przechowywać przez okres do sześciu lat, jeśli jest to konieczne do celów księgowych, roszczeń prawnych lub prowadzenia dokumentacji.
• Niepotrzebne kopie wrażliwych dokumentów są usuwane szybciej, gdy nie są już potrzebne.

Terminy te mogą zostać skrócone lub przedłużone, jeżeli uzasadniają to okoliczności lub wymogi prawne. Po upływie odpowiedniego okresu informacje są bezpiecznie usuwane lub anonimizowane.

7. Dbanie o bezpieczeństwo informacji

Stosowane są rozsądne środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem. Należą do nich ograniczanie dostępu, korzystanie z usług renomowanych dostawców, ochrona kont i urządzeń oraz bezpieczne usuwanie informacji, gdy nie są już potrzebne.

Żadna usługa internetowa ani poczta e-mail nie może zagwarantować całkowitego bezpieczeństwa. Prosimy o przesyłanie tylko istotnych informacji i kontaktowanie się z nami przed wysłaniem szczególnie wrażliwych lub obszernych dokumentów.

8. Twoje prawa do ochrony danych

W zależności od okoliczności możesz mieć prawo do:

• poprosić o kopię swoich danych osobowych;
• poprosić o poprawienie nieprawidłowych lub niekompletnych informacji;
• poprosić o usunięcie informacji;
• poprosić o ograniczenie wykorzystania informacji;
• sprzeciwić się niektórym sposobom korzystania w oparciu o uzasadnione interesy;
• w niektórych przypadkach otrzymywać informacje w formacie przenośnym; i
• wycofać zgodę w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Aby skorzystać z przysługującego Ci prawa, skorzystaj z poniższych danych kontaktowych. Przed realizacją wniosku może być konieczne potwierdzenie tożsamości. Zwykle nie jest pobierana żadna opłata, a odpowiedzi na wnioski są zwykle udzielane w ciągu jednego miesiąca, z zastrzeżeniem zasad i wszelkich dozwolonych przedłużeń.

9. Pliki cookies i dane stron internetowych

Ta wersja witryny nie wykorzystuje reklamowych plików cookie ani analiz behawioralnych. Domyślnie nie umieszcza nieistotnych plików cookie. Jeśli później zostaną dodane narzędzia analityczne, usługi wbudowane lub inne nieistotne pliki cookie, niniejsza polityka i mechanizmy kontroli zgody w witrynie zostaną zaktualizowane przed ich użyciem.

Host witryny może przetwarzać ograniczone informacje z dziennika serwera w celu zapewnienia bezpieczeństwa, niezawodności i rozwiązywania problemów. Może to obejmować adres IP, typ przeglądarki i godzinę wywołania strony.

10. Kontakt, pytania i reklamacje

W przypadku pytań dotyczących tej polityki, skorzystania z prawa do ochrony danych lub zgłoszenia wątpliwości dotyczących sposobu postępowania z informacjami, należy skontaktować się z Helping Hand Practical Support pocztą elektroniczną pod adresem formularz kontaktowy lub przez sekcja kontaktowa strony internetowej.

Jeśli odpowiedź nie jest dla Ciebie satysfakcjonująca, możesz złożyć skargę do brytyjskiego Biura Komisarza ds. Informacji (ICO):

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF
Telefon: 0303 123 1113
Złóż skargę na stronie internetowej ICO

Zmiany w niniejszej polityce

Niniejsza polityka będzie regularnie przeglądana i aktualizowana w przypadku zmiany sposobu wykorzystania informacji. Data wejścia w życie na górze tej strony będzie wyświetlana, kiedy weszła w życie najnowsza wersja.