Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Helping Hand Practical Support fournit un soutien administratif pratique et une assistance pour la correspondance. À des fins de protection des données, Helping Hand Practical Support est le responsable du traitement des informations personnelles décrites dans cette politique.

Vous pouvez contacter Helping Hand Practical Support par email à le formulaire de contact, par WhatsApp à le numéro indiqué sur le site, ou via le formulaire de demande.

2. Informations que nous collectons

En fonction de la raison pour laquelle vous demandez de l'aide, nous pouvons collecter :

• votre nom et vos coordonnées, y compris votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ou numéro WhatsApp ;
• les informations que vous fournissez sur votre demande, les circonstances et le résultat souhaité ;
• des copies des lettres, courriels, formulaires, captures d'écran ou autres documents pertinents que vous choisissez de fournir ;
• les enregistrements des communications, des travaux réalisés et des prochaines étapes convenues ;
• les relevés de paiement et de transaction si vous devenez client ; et
• informations techniques limitées nécessaires au fonctionnement et à la protection du site Web et du formulaire de demande, telles que la date et l'heure d'envoi d'un formulaire.

Informations sensibles

Certaines demandes peuvent concerner la santé, le handicap, l’origine ethnique, la religion, les avantages sociaux ou d’autres informations personnelles sensibles. Veuillez ne pas fournir ces informations à moins que cela ne soit pertinent et nécessaire. Lorsque le consentement est la condition appropriée pour utiliser des informations sensibles, vous pouvez le donner en utilisant l'option de consentement distincte sur le formulaire de demande et le retirer ultérieurement.

Pour une première demande, merci de ne pas envoyer de mots de passe, de coordonnées bancaires, de dossier médical complet ni de copies complètes de pièces d'identité. Si du matériel plus sensible est réellement nécessaire, une manière plus sûre de le fournir peut être discutée en premier.

D’où viennent les informations

La plupart des informations proviennent directement de vous. Les informations peuvent également provenir d'une personne que vous avez autorisée à agir en votre nom, ou d'une entreprise ou d'une organisation avec laquelle vous nous avez demandé de communiquer avec elle en votre nom.

3. Comment nous utilisons les informations

Les informations personnelles peuvent être utilisées pour :

• examiner et répondre à votre demande ;
• comprendre la situation et identifier les prochaines étapes pratiques ;
• préparer ou aider avec la correspondance, les formulaires, les plaintes et les suivis ;
• communiquer avec vous et, lorsque vous l'autorisez, avec les sociétés ou organisations concernées ;
• fournir et administrer le service, notamment en tenant les registres appropriés et en organisant le paiement ;
• protéger le service contre toute utilisation abusive et établir, exercer ou défendre des réclamations légales ; et
• répondre aux obligations légales, fiscales, comptables et réglementaires.

Les informations personnelles ne sont pas utilisées à des fins de prise de décision automatisée ou de profilage, et elles ne sont pas utilisées à des fins de marketing non lié sans un choix distinct de votre part.

4. Nos bases juridiques

La base légale dépend de la raison pour laquelle les informations sont utilisées :

• Démarches à votre demande et contrat : pour répondre à une demande, discuter de l'assistance dont vous avez besoin et fournir un service convenu.
• Intérêts légitimes : pour communiquer efficacement, administrer et améliorer le service, tenir des registres proportionnés et protéger les droits légaux, lorsque ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits.
• Obligation légale : où des dossiers ou des informations doivent être conservés ou divulgués par la loi.
• Consentement : le cas où vous choisissez de fournir des informations sensibles et le consentement est la condition appropriée pour les utiliser. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, même si cela peut affecter l'assistance qui peut être fournie.

5. Avec qui les informations peuvent être partagées

Les informations ne sont partagées que lorsqu’elles sont pertinentes et nécessaires. Cela peut inclure :

• des fournisseurs de confiance, y compris Netlify pour l'hébergement de sites Web et la livraison et le stockage sécurisés de formulaires, ainsi que tout fournisseur de courrier électronique, de stockage cloud, de comptabilité ou de paiement utilisé pour exploiter le service ;
• les entreprises, organismes publics, associations caritatives ou autres organisations que vous nous avez demandé de contacter ou avec lesquelles vous correspondez ;
• des conseillers professionnels ou des assureurs lorsque cela est raisonnablement nécessaire ; et
• tribunaux, régulateurs, forces de l’ordre ou autres autorités lorsque la divulgation est requise par la loi.

Les prestataires de services doivent traiter les informations uniquement aux fins convenues et les protéger de manière appropriée. Les informations personnelles ne sont ni vendues ni louées.

Virements internationaux

Certains fournisseurs de technologie peuvent stocker ou traiter des informations en dehors du Royaume-Uni. Lorsque cela se produit, des fournisseurs seront sélectionnés et des garanties appropriées seront utilisées comme l'exige la loi britannique sur la protection des données, comme une décision d'adéquation ou des protections contractuelles approuvées. De plus amples détails peuvent être demandés en utilisant les coordonnées ci-dessous.

6. Combien de temps les informations sont conservées

Les informations ne sont conservées que le temps raisonnablement nécessaire pour la raison pour laquelle elles ont été collectées, y compris pour fournir le service et répondre aux exigences juridiques, comptables ou de résolution des litiges.

• Les demandes initiales qui ne deviennent pas des dossiers actifs sont normalement supprimées dans un délai de 12 mois.
• Les informations sur les dossiers actifs sont conservées pendant que l'assistance est fournie. Les dossiers de base peuvent ensuite être conservés jusqu'à six ans si cela est nécessaire à des fins de comptabilité, de réclamations juridiques ou de tenue de registres.
• Les copies inutiles de documents sensibles sont supprimées plus tôt lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

Ces délais peuvent être raccourcis ou prolongés lorsque les circonstances ou les exigences légales le justifient. À la fin de la période concernée, les informations sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées.

7. Protéger les informations

Des mesures techniques et organisationnelles raisonnables sont utilisées pour protéger les informations personnelles contre la perte, l'utilisation abusive, l'accès non autorisé, la modification ou la divulgation. Il s'agit notamment de limiter l'accès, de faire appel à des fournisseurs de services réputés, de protéger les comptes et les appareils et de supprimer en toute sécurité les informations lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.

Aucun service Internet ou de messagerie ne peut être garanti complètement sécurisé. Veuillez envoyer uniquement ce qui est pertinent et contactez-nous avant d'envoyer des documents particulièrement sensibles ou volumineux.

8. Vos droits en matière de protection des données

Selon les circonstances, vous pourriez avoir le droit de :

• demander une copie de vos informations personnelles ;
• demander que des informations inexactes ou incomplètes soient corrigées ;
• demander la suppression des informations ;
• demander que l'utilisation des informations soit restreinte ;
• s'opposer à certaines utilisations fondées sur des intérêts légitimes ;
• recevoir des informations sous un format portable dans certains cas ; et
• retirer le consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur le consentement.

Pour exercer un droit, utilisez les coordonnées ci-dessous. L'identité peut devoir être confirmée avant qu'une demande puisse être complétée. Il n'y a généralement pas de frais et les demandes reçoivent normalement une réponse dans un délai d'un mois, sous réserve des règles et de toute prolongation autorisée.

9. Cookies et données du site Internet

Cette version du site Web n'utilise pas de cookies publicitaires ni d'analyses comportementales. Il ne place pas de cookies non essentiels par défaut. Si des analyses, des services intégrés ou d’autres cookies non essentiels sont ajoutés ultérieurement, cette politique et les contrôles de consentement du site Web seront mis à jour avant d’être utilisés.

L'hébergeur du site Web peut traiter des informations limitées du journal du serveur à des fins de sécurité, de fiabilité et de dépannage. Cela peut inclure une adresse IP, le type de navigateur et l’heure à laquelle une page a été demandée.

10. Contact, questions et réclamations

Pour toute question concernant cette politique, pour exercer un droit à la protection des données ou pour faire part d'une préoccupation sur la façon dont les informations ont été traitées, contactez Helping Hand Practical Support par e-mail à l'adresse le formulaire de contact ou par l'intermédiaire du rubrique contact du site internet.

Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse, vous pouvez porter plainte auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO) du Royaume-Uni :

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF
Téléphone : 0303 123 1113
Déposer une réclamation sur le site de l'ICO

Modifications de cette politique

Cette politique sera révisée régulièrement et mise à jour lorsque la façon dont les informations sont utilisées change. La date d'entrée en vigueur en haut de cette page indiquera la date à laquelle la dernière version est entrée en vigueur.